Darf das Finanzamt das gesamte E-Mail-Journal anfordern? (Photo: Kaspars Grinvalds / Adobe Stock)

Neues aus der Rechtsprechung der Finanzgerichte

Kein Anspruch des Finanzamtes auf Vorlage eines E-Mail-Gesamtjournals

ESV-Redaktion Steuern

12.10.2023

Das Finanzgericht Hamburg musste über eine Anforderung entscheiden, die jedem Steuerpflichtigen das Blut in den Adern gefrieren lässt: Das Finanzamt forderte im Rahmen einer Außenprüfung ein Gesamtjournal der Emails zur Aufklärung eines einzelnen Handelsgeschäfts plus Anmerkungen pro E-Mail über deren Sinn und Zweck. Dabei berief es sich auf die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen nach § 200 Abs. 1 AO. Dem schob das FG einen Riegel vor.

Als Handelsbrief qualifiziert ist alles Schriftliche nach § 147 Abs. 1 AO, das zur Durchführung des Handelsgeschäfts dient, z. B. auch Auskunftserteilungen oder Serviceleistungen.

Klargestellt wurde, dass E-Mails Handelsbriefe sein können, die nach § 147 AO aufzubewahren sind und in die Einsicht verlangt werden kann. Handelsbriefe i. S. d. § 343 HGB sind nicht auf eine bestimmte Form beschränkt, können ergo auch E-Mails sein.

Es besteht aber kein Anspruch des Finanzamts (FA) auf „Vorlage eines elektronischen Gesamtjournals“, das nach deren Vorgabe zu jeder einzelnen E-Mail Informationen enthalten soll.

Das FA kann also nur die Informationen abfragen, zu denen es nach § 147 Abs. 6 AO befugt ist, also jenen E-Mails, die als Geschäftsbrief einzustufen sind.

Jedoch schränkt das Finanzgericht Hamburg am Ende seine Aussagen dahingehend ein, dass die Aufforderung zur Vorlage von elektronischen Unterlagen „en bloc“ doch zulässig seien soll. Spannend bleibt daher, wie der BFH als Revisionsinstanz hierüber entscheiden wird.

Quelle: Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 23. März 2023 - 2 K 172/19;
Az. des BFH: XI R 15/23

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