Ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs durch Berufsgeheimnisträger

Fahrtenbuch mit Schwärzungen

Im Rahmen der Veranlagung 2017 berechnete das zuständige Finanzamt (FA) den Wert der privaten Pkw-Nutzung eines Rechtsanwalts nach der 1 %-Methode. Hiergegen legte der Rechtsanwalt Einspruch ein, woraufhin das FA die Vorlage eines Fahrtenbuchs für den betreffenden Veranlagungszeitraum forderte.

Die vorgelegte Fahrtenbuchkopie wies unter Berufung auf die berufliche Verschwiegenheitspflicht jedoch bei allen beruflich veranlassten Fahrten weder die Fahrtstrecke noch den Grund der Fahrt oder die besuchte Person aus, da die entsprechenden Spalten geschwärzt waren. Daneben war der Einspruch gegen die Anforderung des Fahrtenbuchs als solches gerichtet.

Das FA vertrat die Ansicht, dass die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht die an ein Fahrtenbuch zu stellenden Maßstäbe nicht herabsetze, sodass die Einsprüche bzgl. der privaten Pkw-Nutzung zurückgewiesen wurden. Hiergegen erhob der Rechtsanwalt Klage, u.a. beantragte er die Feststellung der Nichtigkeit der Bescheide.

Schwärzungen nur eingeschränkt zulässig

Das FG Hamburg hat die Klage als unbegründet abgewiesen. Die angegriffenen Bescheide seien wirksam und rechtmäßig, da der Wert der privaten Pkw-Nutzung mangels Nachweises durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nach der 1 %-Methode zu ermitteln sei. Nichtigkeitsgründe i.S.d. § 125 AO würden nicht vorliegen. Insbesondere liege keine Nichtigkeit nach § 125 Abs. 2 Nr. 3 AO vor. Die Nichtigkeitsfolge greife danach nur ein, wenn mit dem Verwaltungsakt eine rechtswidrige Tat „verlangt“, mithin angeordnet werde. Dies sei vorliegend jedoch nicht der Fall.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist nach ständiger Rechtsprechung anzunehmen, wenn die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind. Die Aufzeichnungen müssen daher Angaben zu den geschäftlichen Reisen enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrt plausibel nachvollziehen und ggf. überprüfen können lasse.

Grundsätzlich seien auch die jeweils aufgesuchten Geschäftspartner oder der konkrete Gegenstand der beruflichen Verrichtung aufzuführen. Dies könnte bei Berufsgeheimnisträgern mit der Verschwiegenheitspflicht kollidieren, insb. gelte diese auch gegenüber Amtsträgern, die dem Steuergeheimnis unterliegen. Daher dürften Berufsgeheimnisträger nicht per se auf die typisierende 1 %-Methode verwiesen werden. Vielmehr müsse es auch ihnen grundsätzlich möglich sein, den Umfang der beruflichen Kfz-Nutzung durch Vorlage eines Fahrtenbuchs nachzuweisen.

Berufsgeheimnisträger seien daher berechtigt, bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs auf das erforderliche Maß beschränkte Schwärzungen vorzunehmen, soweit diese zum Schutz der Identität der Mandanten notwendig seien.

Ortsnamen sowie Fahrten zur eigenen Kanzlei oder zu Gerichten und Behörden, soweit diese nicht zum Mandantenkreis zählen, dürften daher grundsätzlich nicht geschwärzt werden.

Die Berechtigung, Schwärzungen vorzunehmen, ändere jedoch nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung. Dem Steuerpflichtigen obliege der Nachweis des Verhältnisses von privaten zu beruflichen Fahrten; lediglich die Anforderungen an die Überprüfbarkeit des Fahrtenbuchs könnten in Abhängigkeit der Umstände des Einzelfalls herabgesetzt werden.

Gelinge dieser Nachweis – wie vorliegend – nicht, finde die 1 %-Methode Anwendung, da hier nahezu die gesamten Daten in der Spalte „Grund der Fahrt, besuchte Person/Firma“ geschwärzt waren. Eine Überprüfung der materiellen Richtigkeit sei damit unmöglich.

Konkrete Anforderungen an das Fahrtenbuch bleiben offen

Das FG Hamburg gibt allerdings keine Hinweise bzgl. der sich anschließenden Frage zur konkreten Ausgestaltung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs bei Berufsgeheimnisträgern. So müsse im Einzelfall „substantiiert und nachvollziehbar“ zu den Gründen der Schwärzung vorgetragen und die berufliche Veranlassung durch „ergänzende Angaben“ dargelegt werden, soweit dies keine Rückschlüsse auf die Identität des Mandanten zulässt. Es bleibt also abzuwarten, wie sich der BFH positioniert.

Entscheidung auch für Steuerberater relevant

Auch Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, § 57 Abs. 1 StBerG. Auch sie haben eine besondere Vertrauensstellung inne und müssen aufgrund der daraus resultierenden Verschwiegenheitspflicht im Umgang mit Mandantendaten entsprechend umsichtig zu sein. Inhaltlich erstreckt sich die Pflicht zur Verschwiegenheit auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung oder bei Gelegenheit der Berufstätigkeit anvertraut oder bekannt geworden ist, und gilt gegenüber jedem Dritten. Darunter fällt auch bereits der Umstand, dass ein Mandat besteht.

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