BGH: Fax-Nummern der Gerichte hat der Anwalt anhand zuverlässiger Quellen zu ermitteln (Foto: DURIS Guillaume / stock.adobe.com)

Anwaltliche Sorgfaltspflicht

BGH zur Sorgfaltspflicht des Rechtsanwalts bei Versendung von fristwahrendem Schriftsatz per Fax

ESV-Redaktion Recht

04.06.2021

Fristwahrende Schriftsätze werden im Anwaltsalltag oft erst am Tag des Fristablaufs versendet. Um dem Risiko einer Fristversäumung zu begegnen, ist eine Anweisung an das Kanzleipersonal notwendig, die einen Abgleich der Ziel-Fax-Nummer mit einer zuverlässigen Quelle vorschreibt. Dies hat der BGH in einem kürzlich veröffentlichten Beschluss betont.

In dem Streitfall ging ein Berufungsschriftsatz der unterlegenen Beklagten aufgrund einer falschen Faxnummer um einen Tag verspätet beim OLG Köln ein. Der Grund: Der Berufungsschriftsatz nahm einen Umweg über die Ausgangsinstanz (LG Köln), denn in der Kanzleisoftware der Prozessbevollmächtigten der Beklagten war fälschlicherweise – anstelle der Nummer der Berufungsinstanz – die Fax-Nummer der Ausgangsinstanz eingetragen. Einen anschließenden Antrag der Beklagten auf Wiedereinsetzung hatte das OLG Köln zurückgewiesen und die Berufung der Beklagten als unzulässig verworfen. Daraufhin rief die Beklagte mit einer Rechtsbeschwerde den BGH an.

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Beschwerdeführerin: Fax-Nummer ist laut Kanzlei-Anweisung anhand von zuverlässigen Quellen außerhalb der System-Datenbank zu ermitteln

In ihrem Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand trug die Beschwerdeführerin vor, dass die eingesetzte Kanzleisoftware bei der Erstellung eines Schriftsatzes im Adressfeld automatisch die Faxnummer des Gerichts einsetzt, das vorher durch Anklicken ausgewählt wurde. Der weitere Vortrag der Beklagten:

Stammdaten der Gerichte aus externer Datenbank: Die Stammdaten der Gerichte generiert die Software durch einen Zugriff auf eine Datenbank, die der Systemanbieter zur Verfügung stellt.

Wechsel von Formatvorlagen: Zum Jahreswechsel 2018/2019 wurden Formatvorlagen für Schriftsätze angepasst. Hierüber wurden sämtliche Kanzleimitglieder per E-Mail informiert. Beim Erstellen von Schriftsätzen waren vorerst die Vorlagen „Klage“ oder „Schriftsatz“ zu benutzen, weil deren Layout schon angepasst wurde. Für die Berufungsschrift stand am fraglichen Tag noch keine Formatvorlage zur Verfügung.

Falsche Verknüpfung von Datenbankfeldern: In dem betreffenden Berufungsschriftsatz habe die ausführende Kanzleimitarbeiterin die Vorlage „Klage“ benutzt und als Überschrift anstelle von „Klage“ die Bezeichnung „Berufung“ eingesetzt. Beim gesuchten Gericht sei dann als Empfänger das OLG Köln als auf dem Bildschirm erschienen. Neben der Adresse des OLG habe das System dann die Zeile: „Vorab per Fax: +49 221 477-3333“ eingefügt. Die eingetragene Fax-Nummer war jedoch die des LG Köln. Dies führte die Kanzlei der Beklagten später dann auf eine nicht erklärbare fehlerhafte Variable in der externen Systemdatenbank zurück.

Keine Notwendigkeit der Anpassung von Variablen erkennbar: Aufgrund der Überarbeitungen zum Jahreswechsel war aber keine inhaltliche Anpassung der Variablen notwendig, die für den Adressblock verwendet werden. Die Überarbeitungen hätten nur das Layout betroffen und nicht die Daten, die im System hinterlegt waren.

Aber – Fax-Nummer ist anhand zuverlässiger Quelle außerhalb der Datenbank zu ermitteln: Nach Ausdruck der Berufungsschrift hat die Prozessbevollmächtigte der Beklagten diese unterzeichnet. Sie bemerkte jedoch nicht, dass die Berufungsschrift die Faxnummer des LG Köln anstatt der des OLG Köln enthielt. Die ausführende Kanzleimitarbeiterin hat den Schriftsatz anschließend gefaxt, ohne die Faxnummer nochmal einmal mit der Internetseite des OLG zu vergleichen. Nach dem Versand hatte die Mitarbeiterin lediglich die Faxnummer des Berufungsschriftsatzes mit der Nummer auf dem Faxprotokoll verglichen und gesehen, dass diese identisch waren. Ob eingesetzte Fax-Nummern korrekt sind, muss bei fristgebundenen Schriftsäten per Fax stets noch einmal geprüft werden, betonte die Kanzlei der Beklagten. Bei laufenden Verfahren müsse der Abgleich mit dem jüngsten Schreiben des adressierten Gerichts erfolgen. Bei neuen Vorgängen habe ein Abgleich mit der Internetseite des Gerichts zu erfolgen. Jedenfalls sei die Fax-Nummer des betreffenden Gerichts anhand einer zuverlässigen Quelle außerhalb der Datenbank des Systems zu ermitteln. Dies hätte die betreffende Mitarbeiterin versäumt.

Kontrollierende Kanzlei-Mitarbeiterin ansonsten zuverlässig: Allerdings galt die betreffende Kanzleiangestellte als zuverlässig und sorgfältig. Sie war mehr als 10 Jahre Assistentin der Prozessbevollmächtigten der Beklagten – und zwar ohne dass es in dieser Zeit zu einem Vorfall kam.

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OLG Köln: Prüfung der Fax-Nummer beschränkt sich auf Systemdaten

Den Argumenten der Beschwerdeführerin folgte das Berufungsgericht nicht und stützte dies im Wesentlichen auf folgende Erwägung: Die Anweisungen der Kanzlei der Prozessbevollmächtigten der Beklagten ist so verstehen, dass lediglich geprüft werden muss, ob die Fax-Nummer des Sendeprotokolls mit der Nummer übereinstimmt, die auf dem versandten Schriftstück enthalten ist. Ein Abgleich der Faxnummer anhand einer weiteren zuverlässigen Quelle ist nach dem Verständnis des OLG nicht mehr vorgesehen. Die Prozessbevollmächtigten der Beklagten gingen wohl davon aus, dass die Kanzleisoftware zuverlässig arbeitet und die vom Systemanbieter generierte Fax-Nummer korrekt sei.

BGH: Anforderungen an anwaltliche Sorgfaltspflicht erfüllt

Der VIII. Zivilsenat des BGH wiederum war anderer Ansicht und gab der Rechtsbeschwerde gegen die Ablehnung des Wiedereinsetzungsantrags statt. Demnach hat der Anwalt geeignete organisatorische Vorkehrungen zu treffen, die sicherstellen, dass Fehlerquellen im größtmöglichen Umfang ausgeschlossen sind. Die weiteren Überlegungen des Senats:

Organisatorische Vorkehrungen: Hierfür reicht eine allgemeine Anweisung aus, nach der die Faxnummer des angeschriebenen Gerichts anhand einer zuverlässigen Quelle außerhalb der Kanzleisoftware zu ermitteln ist. Dies kann vor oder nach dem Absenden geschehen.

Abgleich der Fax-Nummern mit zuverlässiger Quelle: Die Anweisung der Prozessbevollmächtigten der Beklagten ist so auszulegen, dass die Fax-Nummer des betreffenden Gerichts mit Hilfe einer zuverlässigen Quelle außerhalb des Systems zu ermitteln ist.

Ursache der Falschzuordnung der Fax-Nummern unerheblich: Auf die Ursache der falschen Zuordnung der Fax-Nummern kam es dem Senat zufolge damit nicht mehr an. Denn selbst wenn die Fehlerursache in der Systemdatenbank der Kanzleisoftware oder in dem Wechsel der Formatvorlagen zu sehen wäre, hätte ein Abgleich der Fax-Nummern mit einer externen zuverlässigen Quelle, den Versand an das falsche Gericht verhindert.

Mit ihrer Anweisung an des Kanzlei-Personal hatte die Prozessbevollmächtigte der Beklagten die Anforderungen an die anwaltliche Sorgfaltspflicht erfüllt. Da die betreffende Mitarbeiterin bisher stets zuverlässig gearbeitet hatte, gewährte der Senat der Beschwerdeführerin die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand. Damit ist das Berufungsverfahren vor dem OLG Köln fortzusetzen.

Quelle: Beschluss des BGH vom 31.03.2021 – VIII ZB 37/19

ZPO

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